Kelebihan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Penyimpanan berdasarkan subjek memiliki kelebihan yang tidak ditemukan pada sistem penyimpanan lain. Adapun kelebihannya antara lain:
Saat membutuhkan materi arsip dengan permasalahan tertentu, lebih mudah menemukannya karena memang berdasarkan subjek. Hanya tinggal mencari perihal keterangannya saja, arsip akan ditemukan dalam waktu cepat.
Mudah Dikembangkan
Kelebihan kedua adalah mudah dalam pengembangan artinya tidak terbatas pada judul. Pengembangan berdasarkan pada susunan juga dapat dikembangkan lebih lanjut.
Baik perusahaan atau instansi pemerintah yang menggunakan sistem ini akan lebih rapi dalam susunannya.
Masih banyak kelebihan lainnya, yang pasti sangat memudahkan ketika mencari arsip lama atau baru.
Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Telah disebutkan sebelumnya ada 5 sistem kearsipan yang paling sering digunakan untuk perusahaan atau instansi pemerintah. Kelima sistem tersebut adalah:
Masing-masing penyimpanan arsip dengan kriteria tersendiri. Penyimpanan arsip adalah salah satu sistem dalam manajemen arsip untuk menjamin penemuan kembali saat dibutuhkan pada waktu yang akan datang.
Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda
Khusus pada sistem subjek adalah penyimpanan arsip dengan berdasar pada permasalahan yang terjadi. Sistem tersebut lebih tepat penggunaannya untuk instansi pemerintah atau jenis perusahaan yang menerima keluhan dari konsumen.
Sedangkan dalam rumah tangga, sistem subjek dapat dibedakan misalnya arsip pembayaran rekening listrik, arsip pembayaran rekening telepon dan arsip khusus ijazah dalam keluarga.
Dapat pula dengan tambahan arsip khusus akte kelahiran, arsip piagam penghargaan anak dan masih banyak lagi. Semuanya memiliki subjek khusus berdasarkan apa yang mau disimpan dalam arsip tersebut.
Ada kelebihan karena mudah pencarian, tapi juga terdapat kelemahan yang perlu mendapat perhatian.
Apa itu Filing System
Filing System adalah suatu sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Pengelolaan Siklus Hidup Dokumen
Filing System membantu mengatur siklus hidup dokumen, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan jangka panjang atau penghapusan. Dokumen yang sudah tidak digunakan lagi dapat dikelola sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Sebuah Filing System memungkinkan perusahaan mematuhi peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku terkait.
Kelemahan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Macam-macam sistem penyimpanan memiliki kelemahan masing-masing. Adapun kelemahan dari sistem subjek antara lain:
Pertumbuhan dan Skalabilitas
Sebuah Filing System yang baik harus dapat tumbuh seiring dengan perusahaan. Ini berarti perusahaan menambahkan lebih banyak dokumen dan informasi seiring dengan pertumbuhan bisnis tanpa mengorbankan efisiensi atau aksesibilitas.
Kurang Cocok untuk Berbagai Jenis Surat
Untuk sistem subjek kurang tepat apabila diberlakukan untuk berbagai jenis surat.
Kelemahan yang ada perlu mendapatkan perhatian sehingga dapat menutupi kekurangannya. Saat melakukan penyimpanan arsip sistem subjek ini ada baiknya mempersiapkan daftar klasifikasi arsip lebih dahulu.
Macam – Macam Filing System
Sulit Mengklasifikasikan Arsip
Arsip sulit dalam melakukan klasifikasi karena terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama atau mirip. Padahal arsip berbeda satu dengan yang lainnya.
